Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Thông tư 32 và Nghị định 119 không chỉ là xu hướng mà đã trở thành quy định bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp trên cả nước. Tuy nhiên, đứng trước “ma trận” thông tin, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn băn khoăn: “Mua hóa đơn điện tử ở đâu tốt?”, “Thủ tục đăng ký cụ thể ra sao?”, hay “Cần chuẩn bị những biểu mẫu gì?”. Bài viết này sẽ giải quyết tường tận mọi vấn đề của bạn, từ việc chọn nhà mạng uy tín đến hướng dẫn chi tiết từng bước thủ tục pháp lý theo quy định mới nhất. Theo dõi thông tin để biết thêm chi tiết.
Những nhà mạng chất lượng của thị trường hóa đơn điện tử
Hiện nay, thị trường cung cấp dịch vụ HĐĐT vô cùng sôi động. Để đảm bảo an toàn và ổn định lâu dài, bạn nên ưu tiên các “ông lớn” có hạ tầng vững chắc như:
- VNPT Invoice: Nổi bật với tích hợp mượt mà với Tổng cục Thuế, hỗ trợ đa ngành nghề và hệ thống bảo mật cao cấp. Phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn
- Viettel Invoice: Được đánh giá cao về tính bảo mật (sử dụng hạ tầng của Viettel) và hỗ trợ khách hàng 24/7. Phù hợp với doanh nghiệp cần xuất hóa đơn số lượng lớn
- FPT e-Invoice: Tốt cho doanh nghiệp lớn nhà khả năng tích hợp với hệ thống ERP, SAP hoặc Oracle
- MISA meInvoice: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa nhờ chi phí thấp, giao diện thân thiện và tích hợp phần mềm kế toán MISA AMIS
- Vina Invoice: Cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử linh hoạt, dễ sử dụng với chi phí hợp lý. Điểm mạnh là khả năng tích hợp với hệ thống kế toán và quản lý doanh nghiệp. Hỗ trợ tốt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Một số nhà mạng uy tín cung cấp hóa đơn điện tử đúng chuẩn
Mặc dù sự uy tín và chất lượng hạ tầng của các đơn vị này khá tương đồng, điểm khác biệt nằm ở mức giá và khả năng tùy biến mẫu hóa đơn. Nếu doanh nghiệp bạn muốn sở hữu những mẫu hóa đơn đẹp, thiết kế riêng theo bộ nhận diện thương hiệu thay vì dùng mẫu đại trà, hãy chọn những nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ thiết kế theo yêu cầu.
Tiêu chí để bạn lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín
Để chọn được nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng dịch vụ tốt và đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp lâu dài, doanh nghiệp có thể lựa chọn theo 5 tiêu chí sau:
- Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế chứng thực, phê duyệt
- Nhà cung cấp hóa đơn điện tử có quy mô lớn, có tiềm lực kinh tế, công nghệ cao
- Phần mềm hóa đơn điện tử có lượng khách hàng sử dụng lớn, phổ biến nhất như Viettel, Misa, BKAV, VNPT,…
- Phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng tích hợp với nhiều loại phần mềm của doanh nghiệp (như phần mềm kế toán, bán hàng,…) và cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, trích xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế một cách nhanh chóng
- Đội ngũ chăm sóc khách hàng, nhân viên kỹ thuật chuyên nghiệp, nhiệt tình
Hiện nay, HAOVAT đang là đối tác cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử của Viettel, VNPT, FPT,… Những nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất, bán chạy top đầu Việt Nam. Doanh nghiệp hay hộ kinh doanh cá thể có nhu cầu có thể tham khảo ngay dịch vụ viết hóa đơn đỏ của chúng tôi.
Địa chỉ mua hóa đơn điện tử uy tín, đáng tin cậy nhất hiện nay
HAOVAT là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế công nhận cả về giải pháp hóa đơn điện tử và dịch vụ nhận – truyền – lưu trữ dữ liệu HĐĐT. Giải pháp của công ty đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn pháp lý theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Quyết định 1450, phù hợp cho mọi hình doanh nghiệp.
Mua hóa đơn điện tử tại HAOVAT an toàn, chuyên nghiệp, cam kết chất lượng
Ưu điểm nổi bật dịch vụ mà chúng tôi mang đến:
- Doanh nghiệp có thể dùng bản độc lập hoặc dùng trực tiếp trong hệ thống kế toán của HAO VAT
- Hỗ trợ phát hành – quản lý hóa đơn ngay trên điện thoại, giúp kiểm soát mọi lúc mọi nơi
- Kho mẫu hóa đơn đa dạng, hỗ trợ thiết kế theo yêu cầu riêng
- Hỗ trợ nhiều dịch vụ phức tạp như: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN, hóa đơn có mã từ máy tính tiền, hóa đơn nhiều mức thuế, nhiều nhóm hàng
- Quản lý hóa đơn đầu vào nhanh và chính xác
- Kết nối mạnh mẽ với nhiều hệ thống: Phần mềm kế toán, chữ ký số, POS, Tổng cục Thuế, phần mềm bán hàng trạm xăng,…
Phạm vi cung cấp của HAOVAT
Dù bạn ở bất kỳ đâu, hệ thống cung cấp của chúng tôi đều sẵn sàng đáp ứng:
- Tại TP.HCM: Từ Quận 1, Quận 3, Bình Thạnh đến các huyện ngoại thành như Củ Chi, Cần Giờ…
- Tại các tỉnh thành khác: Phủ sóng toàn quốc từ Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu đến các tỉnh miền Tây (Cần Thơ, Long An, Cà Mau…), miền Trung (Nha Trang, Bình Định…) và cả vùng núi phía Bắc (Lạng Sơn, Hòa Bình, Lào Cai…).
Tại sao nên chọn dịch vụ Hóa đơn điện tử của chúng tôi?
Bên cạnh việc tuân thủ pháp lý, chúng tôi mang đến giải pháp tối ưu lợi ích cho doanh nghiệp:
- Bảo mật tuyệt đối: An toàn dữ liệu là ưu tiên hàng đầu.
- Hỗ trợ 24/7: Đội ngũ kỹ thuật túc trực qua Tổng đài, Zalo, Facebook để giải quyết mọi sự cố tức thì.
- Chi phí tối ưu: Miễn phí lưu trữ trọn đời, không giới hạn thời gian sử dụng hóa đơn.
- Kho mẫu đa dạng: Miễn phí sử dụng kho mẫu New-Invoice hoặc thiết kế riêng theo yêu cầu với chi phí hợp lý.
Hướng dẫn chi tiết về hình thức và Thủ tục đăng ký sử dụng (Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Để sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình đăng ký nghiêm ngặt sau đây:
Hình thức đăng ký (Căn cứ khoản 1 Điều 15)
Tùy vào đối tượng, bạn sẽ có cách thức đăng ký khác nhau:
- Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ: Đây là hình thức phổ biến nhất. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh (kể cả trường hợp bán tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia) sẽ đăng ký qua các nhà mạng cung cấp hóa đơn điện tử.
- Thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Áp dụng cho trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ, hoặc doanh nghiệp kết nối chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.
Quy trình thủ tục đăng ký (3 Bước chuẩn)
- Nộp tờ khai đăng ký Doanh nghiệp lập và nộp Tờ khai Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
- Nộp qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
- Hoặc nộp qua tổ chức cung cấp dịch vụ (như hướng dẫn ở mục 2.1).
- Tiếp nhận tờ khai Sau khi gửi, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận (hoặc không tiếp nhận) tờ khai:
- Gửi về tổ chức cung cấp dịch vụ (nếu bạn đăng ký qua nhà mạng).
- Gửi trực tiếp vào email đã đăng ký (nếu bạn nộp trực tiếp tại Cổng Tổng cục Thuế).
- Chấp thuận đăng ký Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp thuận hoặc không chấp thuận (theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT).
Lưu ý quan trọng: Kể từ thời điểm được chấp thuận, bạn phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cũ và tiêu hủy toàn bộ hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).
Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Riêng trường hợp đăng ký kết nối trực tiếp: Nếu được chấp thuận, trong vòng 05 ngày làm việc, bạn phải chuẩn bị hạ tầng và thông báo để phối hợp kiểm thử. Thời gian kiểm thử kết nối là 10 ngày. Nếu kết quả thành công, bạn mới chính thức được gửi dữ liệu.
Mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (Dành cho đối tượng đặc thù)
Không phải ai cũng được mua loại hóa đơn này. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hình thức này chỉ áp dụng giới hạn cho các trường hợp:
- Doanh nghiệp gặp sự cố hạ tầng CNTT (trong thời gian chờ khắc phục).
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh tại vùng kinh tế khó khăn, chưa có hạ tầng CNTT, phần mềm kế toán để sử dụng HĐĐT.
Lưu ý: Thời gian được mua tối đa chỉ 12 tháng. Sau đó bắt buộc phải chuyển đổi sang HĐĐT.
Hồ sơ mua hóa đơn lần đầu gồm
- Đơn đề nghị mua hóa đơn: Mẫu số 02/ĐN-HĐG.
- Văn bản cam kết: Mẫu số 02/CK-HĐG (cam kết về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy phép).
- Giấy tờ tùy thân: CMND/CCCD của người đi mua (người đứng tên trong đơn hoặc được ủy quyền).
- Con dấu: Của doanh nghiệp/hộ kinh doanh (nếu có).
Quy định khi mua
Mua hóa đơn điện tử tại Cục thuế nơi đặt trụ sở chính.
- Số lượng lần đầu: Không quá 01 quyển (50 số) cho mỗi loại.
- Bắt buộc: Phải tự ghi hoặc đóng dấu tên, địa chỉ, MST lên liên 2 của hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế.
Tổng hợp danh mục Biểu mẫu Hóa đơn, Chứng từ cần biết
Để thuận tiện cho công tác kế toán và tra cứu, dưới đây là danh sách đầy đủ các biểu mẫu quan trọng bạn cần nắm (Ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP):
Nhóm A: Hồ sơ & Đăng ký
- Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT.
- Mẫu 01/CCTT-ĐK: Đề nghị đăng ký mới/bổ sung tài khoản truy cập.
- Mẫu 02/ĐN-HĐG: Đơn đề nghị mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Mẫu 02/CK-HĐG: Văn bản cam kết khi mua hóa đơn giấy.
Nhóm B: Xử lý sai sót & Báo cáo
- Mẫu 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
- Mẫu 01/TH-HĐĐT: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Mẫu BC26/HĐG: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy.
- Mẫu BC21/HĐG: Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy.
- Mẫu 02/HUY-HĐG: Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy.
Nhóm C: Các mẫu Hóa đơn hiển thị tham khảo
- Mẫu 01/GTGT: Hóa đơn GTGT (khấu trừ).
- Mẫu 02/BH: Hóa đơn bán hàng (trực tiếp).
- Mẫu 03/XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Mẫu 04/HGĐL: Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.
- Mẫu 03/TNCN: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Đừng để thủ tục pháp lý làm khó bạn. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Cảm ơn đã quan tâm theo dõi.