Thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới là bước bắt buộc để vận hành minh bạch và tránh các vấn đề pháp lý về thuế. Trong bài viết này, HAOVAT sẽ hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị hồ sơ và nộp tờ khai 01/ĐKTĐ thành công ngay từ lần đầu tiên.
1. Doanh nghiệp mới cần chuẩn bị những gì để hoàn tất thành công quy trình đăng ký ?
Để đảm bảo quá trình đăng nhập diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng, các tổ chức cần chuẩn bị kỹ lưỡng cơ sở hạ tầng kỹ thuật và các tài liệu pháp lý, tránh trường hợp hệ thống tự động từ chối đơn đăng ký do thiếu thông tin.
1.1 Thông tin cơ bản cần chuẩn bị
- Hồ sơ cơ bản: Bao gồm Giấy phép kinh doanh, Mã số thuế và thông tin người đại diện cơ sở kinh doanh.
- Quyết định áp dụng hóa đơn số:Đây là tài liệu nội bộ xác nhận sự thay đổi phương thức lập hóa đơn .
- Thông tin giao dịch: Bao gồm địa chỉ email để nhận thông báo từ cơ quan thuế , số tài khoản ngân hàng và số seri của thiết bị kỹ thuật số .
1.2 Điều kiện đăng ký
Để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện do quy định đặt ra :
- Doanh nghiệp phải đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số tuân thủ các quy định pháp luật. Phần mềm phải còn hiệu lực tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.
- Thiết bị sử dụng phải có kết nối internet và đường truyền ổn định để truyền dữ liệu và thực hiện các công việc liên quan đến thuế như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử .
- Phải thiết lập cơ sở dữ liệu để lưu trữ hóa đơn trong ít nhất 10 năm theo quy định của pháp luật. Chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy có thể xử lý các vấn đề 24/7.
- Nhân viên phải được đào tạo bài bản để sử dụng phần mềm.
- Phần mềm bán hàng và dịch vụ phải được kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu được tự động chuyển giao tại thời điểm tạo hóa đơn . Tuy nhiên, cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp phải có phần mềm trước khi đăng ký. Doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến của cơ quan thuế để được hướng dẫn cơ bản trước khi chuẩn bị .
2. Cách đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Ngay khi đã hoàn thành các quy định về cơ sở hạ tầng, cách đăng ký gồm 4 bước sau:
Bước 1: Điền thông tin đăng ký theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Tờ đăng ký được lập theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT thuộc Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Các mục nội dung bao gồm:
- Mục 1: Đơn vị cần lựa chọn hình thức (hóa đơn có mã hoặc không có mã cơ quan thuế).
- Mục 2: Lựa chọn phương thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Mục 3: Chọn phương pháp chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp (áp dụng cho sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc đầy đủ nội dung sang từng hóa đơn (áp dụng cho sử dụng hóa đơn có mã thuế).
- Mục 4: Hình thức hóa đơn mà doanh nghiệp muốn áp dụng.
- Mục 5: Cập nhật danh sách số chứng thư số (seri) đang sử dụng.
- Mục 6: Tích chọn nếu lập hóa đơn từ bên thứ ba.
Bước 2: Nhận phản hồi tiếp nhận đăng ký
Đơn vị kinh doanh sẽ nhận được thông báo tiếp nhận đăng ký sau khi nộp tờ khai đăng ký trong vòng 15-30 phút. Thông báo chỉ mang tính xác nhận đã gửi thành công, chưa phải kết quả cuối cùng.
Bước 3: Nhận thông báo kết quả đăng ký
Nếu hồ sơ được chấp nhận thì doanh nghiệp có thể bắt đầu xuất hóa đơn điện tử theo mẫu Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (kết quả sẽ có trong vòng 1 ngày sau khi đăng ký). Trường hợp yêu cầu không được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ phải xem xét lại thông tin hoặc bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và thực hiện lại.
Bước 4: Thanh lý hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử mẫu cũ
Chủ đơn vị cần hủy các chứng từ cũ hoặc giấy, các bước phải theo quy định. Doanh nghiệp không cần thực hiện thông báo về việc phát hành, mẫu hóa đơn cũng như số lượng cho cơ quan thuế.
3. Các đầu mục công việc sau khi được chấp nhận đăng ký
Việc nhận được thông báo chấp nhận đơn đăng ký (Mẫu 01/TB-ĐKDT) mới chỉ là bước khởi đầu. Để bảo vệ đơn vị kinh doanh trước các kỳ thanh tra, kế toán cần vận hành hệ thống dữ liệu theo các tiêu chuẩn khắt khe sau:
- Bảo chứng tính pháp lý qua file XML gốc: Rất nhiều doanh nghiệp lầm tưởng hóa đơn là bản PDF. Thực tế, chỉ có file dữ liệu XML mới là bản gốc có giá trị theo quy định pháp luật. Bạn cần thiết lập quy trình sao lưu (Backup) file XML độc lập khỏi hệ thống của phần mềm để chủ động đối chiếu dữ liệu khi có yêu cầu từ cơ quan Thuế.
- Kiểm soát sự đồng nhất về thời gian: Một lỗi phổ biến khiến hóa đơn bị loại là sự sai lệch giữa “Ngày lập” và “Ngày ký số”. Hãy đảm bảo hai thời điểm này khớp nhau hoặc tuân thủ đúng pháp lý tại thời điểm xác định thuế VAT để tránh bị truy thu và phạt hành chính do xuất sai thời điểm.
- Phân quyền và bảo mật con dấu số: Việc để nhân viên tự ý giữ USB Token chữ ký số sẽ dẫn đến các rủi ro tiềm ẩn ( khống hoặc sai lệch thông tin). Doanh nghiệp cần phân định rõ tài khoản “Soạn thảo” và tài khoản “Duyệt ký” trên phần mềm để kiểm soát chặt chẽ từng dải số phát hành.
Lưu ý quan trọng về biến động định dạng hóa đơn:
- Nhóm hóa đơn có mã: Tổng cục Thuế sẽ rà soát định kỳ. Nếu doanh nghiệp thuộc diện dùng dịch vụ không thu phí, bạn cần theo dõi thông báo để thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thông qua tổ chức truyền nhận dữ liệu (T-VAN).
- Nhóm hóa đơn không mã: Nếu đơn vị bị liệt vào danh sách rủi ro cao về pháp lý, cơ quan quản lý có quyền yêu cầu chuyển đổi sang hình thức “Có mã” theo quy định tại Khoản 5, 6 Điều 15 Nghị định 123. Việc chậm trễ chuyển đổi có thể bị khóa mã số thuế hoặc đình chỉ sử dụng hóa đơn.
4. Cách đăng ký phát hành hóa đơn lần hai và xử lý biến động
Trong quá trình hoạt động, nếu có sự thay đổi về địa chỉ kinh doanh hoặc cơ quan quản lý, doanh nghiệp phải đăng ký lại. Ngoại trừ trường hợp không thay đổi về hình thức và nội dung, đơn vị chỉ cần gửi đơn TB01/AC trước khi sử dụng và không cần gửi kèm mẫu hóa đơn.
4.1 Đơn vị thay đổi tên hoặc địa chỉ (Không đổi cơ quan quản lý)
Đối với đơn vị mới thành lập đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng chưa sử dụng, khi có sự thay đổi về tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ trụ sở mà không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định:
- Thay đổi thông tin theo sự hướng dẫn của cơ quan Thuế.
- Cập nhật các thông tin cần thay đổi với nhà cung cấp.
- Gửi các thông tin đã điều chỉnh đến cơ quan thuế, kèm theo bản nộp trực tuyến trên hệ thống thuế điện tử. Thời hạn hoàn thành tối đa 5 ngày trước khi xuất hóa đơn cho khách hàng.
4.2 Thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan Thuế quản lý
Đây là tình huống phức tạp nhất trong quá trình vận hành, đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn thành các nghĩa vụ tại đơn vị cũ trước khi đăng ký tại đơn vị mới. Các Thủ tục mua hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới:
- Bước 1: Hoàn tất các nghĩa vụ tại cơ quan Thuế cũ: Liên hệ cơ quan Thuế để thực hiện thay đổi thông tin địa chỉ trên giấy phép kinh doanh, sau đó nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) và bảng kê hóa đơn chưa sử dụng cho cơ quan quản lý trực tiếp hiện tại.
- Bước 2: Tiêu hủy hóa đơn tại nơi chuyển đi: Ngay tại thời điểm chuyển địa giới hành chính, đơn vị phải thực hiện tiêu hủy các hóa đơn chưa sử dụng và đợi thông báo xác nhận từ cơ quan Thuế cũ để tránh việc sử dụng sai địa bàn pháp lý.
- Bước 3: Hoàn tất đăng ký thông tin tại cơ quan Thuế hiện tại: Sau khi hoàn thành các thủ tục tại nơi cũ, doanh nghiệp gửi thông báo điều chỉnh thông tin (hoặc đăng ký mới tùy trường hợp cụ thể) kèm theo mẫu hóa đơn được cập nhật địa chỉ mới tới cơ quan Thuế hiện tại để được kích hoạt lại quyền phát hành.
4.3 Đơn vị trực thuộc khai thuế riêng
Nếu tổ chức có đơn vị, chi nhánh trực thuộc sử dụng chung mẫu hóa đơn nhưng thực hiện khai thuế VAT riêng lẻ cho từng nơi thì cần gửi thông báo phát hành đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp này các đơn vị không cần khai thuế riêng hay thực hiện thông báo.
5. So sánh thủ tục đăng ký lần đầu và thay đổi thông tin (Lần hai)
Bảng so sánh dưới đây giúp kế toán phân biệt rõ hai loại thủ tục phổ biến nhất:
| Tiêu chí | Đăng ký lần đầu | Thay đổi thông tin (Lần hai) |
| Đối tượng | Doanh nghiệp mới hoặc bắt đầu dùng HĐĐT. | Đơn vị đang dùng HĐĐT nhưng đổi tên, địa chỉ, chữ ký số. |
| Mẫu tờ khai | 01/ĐKTĐ (Chọn: Đăng ký mới). | 01/ĐKTĐ (Chọn: Thay đổi thông tin). |
| Thời gian xử lý | Trong vòng 01 ngày làm việc. | Thường có kết quả trong 01 ngày làm việc. |
| Hồ sơ đính kèm | Yêu cầu mẫu hóa đơn, quyết định áp dụng. | Không cần gửi lại mẫu nếu giữ nguyên định dạng. |
| Hóa đơn hiện tại | Tiêu hủy hóa đơn giấy/mẫu cũ ngay. | Tiếp tục sử dụng dải số hiện có (trừ khi đổi địa bàn). |
Tóm lại, các doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình khi thực hiện thủ tục đăng ký. Như vậy, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới không quá khó nhưng cần tuân thủ đúng để đảm bảo chính xác về thông tin, hạn chế sai sót và rủi ro. HAOVAT cảm bạn đã dành thời gian để đọc bài viết.