Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết nhất

“Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh?” là câu hỏi thắc mắc đang rất được quan tâm. Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn đã được áp dụng phổ biến và rộng rãi. Tuy nhiên, hình thức này còn khá mới lạ đối với một số hộ kinh doanh. Do đó, bài viết này sẽ giải đáp thắc mắc về cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh từ cách đăng ký đến hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử một cách chi tiết nhất. Hãy cùng tìm hiểu cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh với HAOVAT nhé.

1. Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-C, từ ngày 01/06/2025 “ Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Do đó, hộ kinh doanh có hoạt động buôn bán, cung cấp dịch vụ đối với người tiêu dùng như: trung tâm thương mại, khách sạn, nhà hàng, khu vui chơi giải trí hoặc các dịch vụ phục vụ khác theo quy định phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính nếu đáp ứng các điều kiện sau đây:

Việc nắm rõ cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là rất quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh nhằm tuân thủ pháp luật và tránh sai sót.

Hộ kinh doanh, cá nhân nộp thuế theo hình thức kê khai.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo hình thức khoán, trường hợp này phải sử dụng hóa đơn điện tử cấp lẻ theo từng trường hợp phát sinh.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo từng lần phát sinh.
Hộ kinh doanh doanh thu 1 tỷ đồng/năm.

Bên cạnh đó, các hộ kinh doanh có thể không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nếu thuộc một trong các trường hợp dưới đây:

Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng hình thức điện tử.
Không có cơ sở hạ tầng phát triển (máy tính, internet).
Không có hệ thống phần mềm kế toán.
Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để gửi thông tin dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế.

Tuy nhiên, đối với các trường hợp trên, các hộ kinh doanh nên đến cơ quan thuế để được hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn điện tử. Điều này giúp hộ kinh doanh quản lý kiểm soát dòng tiền và xác định chi phí hợp lý khi tính thuế.

Để đảm bảo rằng hộ kinh doanh có thể thực hiện đúng cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, họ nên tham khảo các hướng dẫn chi tiết và chính xác từ các chuyên gia.

2. Các loại hóa đơn dành cho hộ kinh doanh

2.1 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế là loại hóa đơn được cấp mã xác thực bởi hệ thống của cơ quan thuế (mã số sẽ được in trên hóa đơn), được tạo lập và gửi thông qua phần mềm tích hợp với Tổng cục Thuế. Điều này giúp dễ dàng quản lý và lưu trữ, minh bạch rõ ràng dữ liệu thông tin, đồng thời cũng đáp ứng yêu cầu giao dịch với doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế được áp dụng cho tất cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh; nếu hộ kinh doanh không có phần mềm kế toán riêng thì có thể dùng Cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký và phát sinh. Hóa đơn thường được sử dụng cho hộ kinh doanh có phương pháp kê khai hoặc nộp thuế theo phương pháp khoán nhưng có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng.

2.2 Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã là loại hóa đơn đỏ do hộ kinh doanh tự phát hành, không thông qua hệ thống của cơ quan Thuế. Hóa đơn này chỉ áp dụng cho hộ kinh doanh lớn, đóng thuế theo hình thức kê khai và có các phần mềm đáp ứng các tiêu chí theo quy định pháp luật. Đồng thời, hóa đơn phải có quyết định chấp thuận từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Hóa đơn này có ưu điểm giúp hộ kinh doanh chủ động và linh hoạt, đặc biệt là các nơi có tần suất giao dịch cao và cần hóa đơn nhanh chóng. Tuy nhiên, điều này cũng mang đến rủi ro cao về việc kiểm soát và trách nhiệm bảo mật.

2.3 Hóa đơn bán lẻ theo hình thức viết tay

Từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, hình thức sử dụng hóa đơn viết tay đã bị loại bỏ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn giấy theo quy định:

Trường hợp bất khả kháng (mất điện, không thể sử dụng phần mềm điện tử).
Giao dịch tại địa điểm có cơ sở hạ tầng chưa phát triển.
Được cơ quan Thuế cấp duyệt theo từng lần phát sinh (Mẫu hóa đơn lẻ của Chi cục Thuế).

Hộ kinh doanh sử dụng phương pháp này cần kèm theo các văn bản giấy tờ lý do từ phía hộ kinh doanh. Tuy nhiên, hóa đơn bán lẻ viết tay chỉ được sử dụng tạm thời.

3. Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh sẽ giúp hộ kinh doanh nắm bắt nhu cầu thị trường và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Hộ kinh doanh xuất hóa đơn như thế nào? Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh phụ thuộc vào việc đã hay chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Dưới đây là cách đăng ký và quy trình xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.

3.1 Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

– Đối với hộ kinh doanh đăng ký hóa đơn điện tử theo phương pháp kê khai sẽ có hai trường hợp đăng ký:

- Hộ kinh doanh ở khu vực khó khăn: Thực hiện các bước đăng ký trên cổng thông hóa đơn điện tử:
  - Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế.
  - Bước 2: Chọn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
  - Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin cần thiết rồi bấm gửi.
- Hộ kinh doanh sử dụng phần mềm: Trường hợp lập hóa đơn trên phần mềm cần thực hiện đăng ký sử dụng như sau:
  - Bước 1: Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử.
  - Bước 2: Chọn mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (phụ lục I) theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và kê khai thông tin đăng ký hóa đơn điện tử. Lưu ý: Theo khoản 3 điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định hộ kinh doanh phải ngừng và tiêu số hóa đơn giấy đã mua ở cơ quan Thuế khi chưa sử dụng nếu đã đăng ký hóa đơn điện tử.
Hộ kinh doanh nộp thuế theo hình thức khoán:
- Có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại cơ quan Thuế ở nơi hoạt động kinh doanh.
- Không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục Thuế tại nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.

3.2 Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh chi tiết

Hãy đảm bảo rằng bạn đã hiểu rõ cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh để không gặp phải những rắc rối trong tương lai.

– Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh khoán và từng lần phát sinh

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán hoặc theo từng lần phát sinh, quy trình sẽ đơn giản và cần thực hiện trực tiếp với cơ quan Thuế. Các bước thực hiện gồm:

Những ai chưa biết cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh có thể tìm kiếm thêm thông tin từ các kênh uy tín.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp đơn bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo mẫu số 06/ĐM-PSĐT tại phụ lục IA ban hành, kèm theo nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Một số giấy tờ chứng minh giao dịch như hợp đồng, biên bản nghiệm thu (nếu có).
- Giấy phép đăng ký kinh doanh.
Bước 2: Nộp hồ sơ và khai thuế: Hộ kinh doanh có thể nộp đầy đề nghị bản giấy hoặc bản điện tử theo hai hình thức:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan Thuế.
- Nộp hồ sơ qua cổng điện tử theo địa chỉ https://canhan.gdt.gov.vn.
Bước 3: Cơ quan thuế cấp mã và trả hóa đơn: Cơ quan thuế sẽ cấp mã và tạo hóa đơn điện tử trên hệ thống trong ngày, hộ kinh doanh sẽ nhận được hóa đơn đã được cấp mã cho người mua.

– Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh tự kê

Đối với hộ kinh doanh đã tự đang, việc xuất hóa đơn sẽ phải tuân thủ theo quy trình sau:

- Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn ddiejn tử uy tín (nếu không sử dụng Cổng hóa đơn của Tổng cục Thuế).
- Bước 2: Tạo mẫu hóa đơn (nội dung, hình thức, ký hiệu, số thứ tự,…)
- Bước 3: Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế bao gồm mẫu hóa đơn, quyết định sử dụng hóa đơn và hợp đồng cung cấp phần mềm hóa đơn (nếu có).
- Bước 4: Lập và gửi hóa đơn: Các hóa đơn chỉ được phát hành khi đã được cấp phép trực tiếp trên phần mềm đã đăng ký. Các dữ liệu phải được gửi lên cơ quan Thuế theo thời gian thực hoặc theo định kỳ tùy hệ thống sử dụng. Lưu ý: Hộ kinh doanh nên thường xuyên kiểm tra mục “Tra cứu hóa đơn” để đảm bảo hóa đơn đã được tiếp nhận hợp lệ.

Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian cho các hộ kinh doanh.

4. Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Để đảm bảo quá trình xuất hóa đơn, hộ kinh doanh cần lưu ý một số điều sau đây:

Kiểm tra các thông tin cần thiết: Tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng để tránh sai sót.
Tuân thủ thời điểm phát hành hóa đơn.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được thiết kế riêng cho hộ kinh doanh. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ quy định pháp luật.
Xử lý hóa đơn: Nếu hóa đơn sai sót, cần lập biên bản hoặc hóa đơn điều chỉnh theo quy định của pháp luật.
Không được xuất hóa đơn GTGT (VAT): Nếu hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu thì không được sử dụng hóa đơn VAT, chỉ dùng hóa đơn bán hàng.
Ghi đúng mức thuế suất: Mức thuế suất GTGT và TNCN phải được tính theo quy định của pháp luật. Ví dụ: Phân phối, cung cấp hàng hóa được tính 0.1% GTGT, 0.5% TNCN); dịch vụ xây dựng, bao thầu nguyên vật liệu (5% GTGT, 2% TNCN).
Điền đầy đủ nội dung hóa đơn.
Lưu trữ hóa đơn: Phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật tối thiểu 10 năm.

5.Giải đáp thắc mắc hóa đơn điện tử

5.1 Hộ kinh doanh có cần nộp thuế không?

Theo khoản 2 điều 4 của thông tư 40/2021/TT-BTC có quy định hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh chỉ nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu tổng doanh thu vượt 100 triệu đồng/năm. Ngược lại, nếu thấp hơn mức quy định, hộ kinh doanh sẽ không phải nộp hai loại thuế này nhưng vẫn báo cáo trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ đúng hạn quy định.

5.2 Hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn GTGT (VAT) không?

Theo khoản 1 điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 2 điều 10 của luật Thuế GTGT 2008 (sửa đổi 2013), hộ kinh doanh không thuộc đối tượng sử dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, vì thế không được xuất hóa đơn VAT. Nếu muốn xuất hóa đơn VAT, hộ kinh doanh phải chuyển đổi thành doanh nghiệp.

5.3 Xử lý thế nào khi hóa đơn gặp lỗi?

Biết cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh sẽ giúp bạn thực hiện các giao dịch kinh doanh một cách suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Theo Nghị định 123/2020, người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ mua bán hóa đơn đỏ có mã của cơ quan Thuế nếu gặp sự cố khi sử dụng hóa đơn điện tử thì có thể liên hệ với cơ quan Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để hỗ trợ xử lý sự cố kịp thời. bán để lập hóa đơn gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất. Trong khi đó, người bán nên ghi chép lại lịch sử các sự cố để lưu lại giải trình sau.

Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc về cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, hy vọng với những thông tin hữu ích mà HAOVAT cung cấp sẽ giúp người đọc hiểu rõ và nắm được về hóa đơn điện tử. Nhờ đó, giúp giảm thiểu sai sót về mặt pháp lý.