Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, việc hiểu rõ hóa đơn VAT là gì đã trở thành kiến thức thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp và cá nhân tham gia giao dịch thương mại. Loại chứng từ này không chỉ đơn thuần là giấy tờ xác nhận giao dịch mà còn đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý thuế nhà nước và quyền lợi của người tiêu dùng. Với những quy định pháp luật nghiêm ngặt và tầm ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế, loại chứng từ này yêu cầu doanh nghiệp phải nắm vững để tránh rủi ro pháp lý.
Hóa đơn đỏ (VAT) là gì?
Hóa đơn đỏ hay còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn VAT, đây là loại chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, được sử dụng để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ có phát sinh thuế GTGT.
Theo Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành, hóa đơn VAT có thể được tạo lập dưới hai hình thức chính:
- Hóa đơn đỏ giấy: Là loại hóa đơn được in sẵn trên giấy, do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in/sử dụng phần mềm đặt in sau khi đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế
- Hóa đơn đỏ điện tử: Là hóa đơn được lập, ký số, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử, có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy nếu đáp ứng quy định của pháp luật.
Hiện nay, theo thông tư 78/2021/TT-BTC, hình thức hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc với hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam từ ngày 1/7/2022.
Mục đích của việc xuất hóa đơn VAT
Việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng là bắt buộc khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, theo quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn liên quan. Hóa đơn VAT đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh:
- Minh bạch hóa hoạt động kinh doanh: Hóa đơn VAT là bằng chứng cho các giao dịch mua bán, hợp pháp
- Quản lý doanh thu, chi phí một cách hiệu quả: Các hóa đơn chứng từ là căn cứ để kế toán hạch toán, là nguồn thông tin quan trọng của đơn vị, doanh nghiệp giúp quản lý hiệu quả nguồn lực
- Căn cứ tính thuế: Hóa đơn VAT là cơ sở để doanh nghiệp tính toán và nộp thuế GTGT cho nhà nước
- Bảo vệ quyền lợi của người mua: Hóa đơn GTGT là bằng chứng để người mua được hưởng quyền lợi khi có tranh chấp về chất lượng hàng hóa, dịch vụ.
Hóa đơn GTGT như thế nào là hợp lệ?
Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các nội dung như:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên giao dịch mua bán. Nếu không nhớ bạn có thể thực hiện tra cứu thông tin doanh nghiệp để lấy thông tin chính xác nhất
- Tên hàng hóa, dịch vụ phải gồm các chỉ tiêu như đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (ghi bằng cả số và chữ)
- Hai bên mua bán ký và ghi rõ họ tê, con dấu người bán, ngày tháng năm lập hóa đơn
Một số quy định cần nắm rõ về việc xuất hóa đơn VAT
Trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn
Theo Điều 4, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn và giao cho người mua bất kể có yêu cầu hay không. Cụ thể
- Mọi giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đều phải lập hóa đơn VAT nếu người bán thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Với giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên, người mua có thể yêu cầu xuất hóa đơn và người bán phải kê khai, thu hộ thuế GTGT 10% (nếu là hàng hóa, dịch vụ chịu thuế)
- Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh được phép tự in hoặc đặt in hóa đơn phải đáp ứng đủ điều kiện theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Thời điểm xuất hóa đơn VAT
Căn cứ tại Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì thời điểm xuất hóa đơn được quy định như sau:
- Đối với hóa đơn bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay quyền sở hữu hàng hóa cho người mua không phân biệt đã thu hay chưa thu tiền
- Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Là thời điểm giao hàng hoặc thời điểm bàn giao.
Việc ghi sai thời điểm lập hóa đơn có thể khiến nhà bán hàng bị xử phạt và truy thu thuế
Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT
Để đảm bảo hóa đơn GTGT hợp lệ, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh theo hợp đồng hoặc biên bản bàn giao
- Chỉ sử dụng mẫu hóa đơn đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận
- Ghi rõ thuế suất áp dụng theo từng loại hàng hóa, dịch vụ – kể cả khi được miễn, giảm thuế
- Nội dung đầy đủ, chính xác: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, mã số thuế, địa chỉ hai bên, ngày lập, kỹ ký số hoặc chữ ký tay theo quy định
Quy phạm nguyên tắc này có thể bị quy kết là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, dẫn đến bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự
Mức xử phạt khi xuất hóa đơn VAT sai quy định
Căn cứ theo Điều 17, Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Điều 24, Nghị Định 125/2020/NĐ-CP thì mức xử phạt khi xuất hóa đơn VAT sai quy định như sau:
- Đối với hành vi không xuất hóa đơn nhằm mục đích trốn thuế
- Phạt từ 01 – 03 lần số tiền trốn thuế kèm theo các biện pháp khắc phục
- Có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội trốn thuế theo Bộ luật Hình sự 2015
- Đối với hành vi không lập hóa đơn
- Phạt từ 500.000 – 01 triệu đồng
- Đối với hành vi không lập hóa đơn tổng hợp về hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ
- Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động,..
- Phạt từ 10 – 20 triệu đồng: Đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua
- Phạt từ 500.000 – 01 triệu đồng
Hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp
Việc xuất hóa đơn VAT là một trong những kỹ năng cơ bản của kế toán, yêu cầu kế toán phải xuất chính xác, đúng quy định. Nắm rõ quy trình xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp, kế toán sẽ tránh gặp sai sót gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Quy trình xuất hóa đơn GTGT cho doanh nghiệp được thực hiện như sau
Bước 1: Lập hóa đơn
Tùy từng trường hợp người bán lập hóa đơn VAT dưới dạng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử
- Trường hợp lập hóa đơn điện tử (áp dụng phổ biến): Sử dụng phần mềm kế toán hoặc các phần mềm hỗ trợ lập hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn. Kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên hóa đơn trước khi in hoặc gửi cho khách hàng
- Trường hợp lập hóa đơn giấy: Kế toán lập hóa đơn VAT bằng cách điền các thông tin theo mẫu có sẵn đã đăng ký mua từ cơ quan thuế
Sau khi lập cả bên bán và bên mua cần thực hiện ký, đóng dấu trên hóa đơn đã lập
Bước 2: Gửi hóa đơn cho khách hàng
Người bán gửi hóa đơn cho khách hàng qua email (nếu là hóa đơn điện tử) hoặc các hình thức khác (nếu là hóa đơn giấy). Đồng thời người bán lưu giữa hóa đơn để phục vụ cho công tác kế toán và lưu trữ
Bước 3: Kê khai thuế
Căn cứ vào các hóa đơn VAT đã xuất, doanh nghiệp tiến hành kê khai thuế GTGT theo quy định của pháp luật.
Lưu ý khi xuất hóa đơn GTGT mà doanh nghiệp cần biết
Hóa đơn VAT là chứng từ quan trọng, việc xuất hóa đơn sai sẽ có thể gây ra thiệt hại về tài chính cho người bán hoặc khiến người bán gặp các rủi ro như phạt hành chính về các sai phạm khi lập quản lý hóa đơn. Dưới đây là một vài lưu ý khi xuất hóa đơn VAT:
- Thời điểm xuất hóa đơn: Xuất hóa đơn (lập hóa đơn) đúng thời điểm quy định tại Căn cứ Khoản 1, Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tin phải chính xác, đầy đủ: Mọi thông tin trên hóa đơn phải chính xác, trùng khớp với hóa đơn mua vào và chứng từ kế toán
- Bảo quản hóa đơn cẩn thận: Hóa đơn là chứng từ rất quan trọng, doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn trong thời gian quy định của pháp luật
- Cập nhật thường xuyên các quy định về hóa đơn: Pháp luật về hóa đơn có thể thay đổi, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật để đảm bảo tuân thủ.
Mua hóa đơn đỏ VAT ở đâu?
Theo từng trường hợp, người bán hàng có thể mua hóa đơn giá trị gia tăng:
- Nếu hóa đơn bán hàng trực tiếp không có VAT (thuế giá trị gia tăng), người mua xin cấp hóa đơn theo cuốn của Cơ quan thuế trực thuộc
- Nếu hóa đơn bán lẻ theo từng lần phát sinh khi có nhu cầu thì làm thủ tục với Cơ quan thuế.
Nhiều doanh nghiệp mua và bán hóa đơn đỏ trên thị trường hiện nay để bù trừ, cân đối giữa thuế GTGT đầu ra và đầu vào. Hành động này nhằm mục tiêu hạn chế số tiền thuế GTGT phải nộp cho cơ quan nhà nước. Từ đó làm chứng từ ghi nhận chi phí tính thuế, giảm số tiền thuế thu nhập doanh nghiệp cần nộp trong năm.
Tình trạng mua hóa đơn VAT thường xảy ra tại các doanh nghiệp quy mô nhỏ, hoạt động trong các lĩnh vực như thi công, vận tải, xây dựng và thương mại,… Việc mua – bán hóa đơn GTGT hiện nay cần cân nhắc lựa chọn đơn vị uy tín để tránh những rủi ro tiềm ẩn.
Việc hiểu đúng về hóa đơn GTGT không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế (thông qua việc khấu trừ đúng) mà còn tránh được các mức phạt nặng nề liên quan đến hành vi làm mất hóa đơn, xuất sai thời điểm, hay nghiêm trọng hơn là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Hãy trang bị cho mình kiến thức vững chắc và công cụ phần mềm hỗ trợ đắc lực để biến công tác kế toán trở nên nhẹ nhàng và chính xác hơn.